Note spese dei dipendenti, l’Agenzia delle Entrate indica le condizioni per la dematerializzazione dei documenti

In data 21 luglio 2017, con la risoluzione n.96/E, l’Agenzia delle Entrate ha comunicato, in risposta ad una richiesta di interpello, le condizioni per la compilazione e la conservazione in formato elettronico (accompagnata dalla soppressione dell’originale cartaceo) delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi.

Più nello specifico, la società istante aveva chiesto all’Agenzia di verificare la compatibilità della normativa vigente con una sua eventuale applicazione per la gestione informatica delle note spese elaborate dal personale in trasferta tramite software e degli annessi documenti giustificativi.

L’Agenzia delle Entrate, confermando tale compatibilità, ha stabilito che il documento informatico ha rilevanza fiscale, potendosi sostituire con quello analogico, qualora presenti le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità ed autenticità.

Inoltre l’Agenzia ha ribadito che la conservazione, in formato digitale, dei giustificativi di spesa, con la conseguente distruzione dei documenti cartacei, può avvenire senza essere in presenza di un pubblico ufficiale che ne attesti la conformità all’originale purché si tratti di documenti non unici in quanto trovano riscontro nella contabilità dell’emittente.

Viceversa, quando si tratta di documenti unici, la presenza del pubblico ufficiale per l’archiviazione elettronica è sempre richiesta anche quando i documenti giustificativi sono emessi da soggetti economici di Paesi extra UE, con i quali, ad oggi, non esiste ancora una reciproca assistenza fiscale in materia.